Wpis · KSeF
Obowiązkowy KSeF — co musi przygotować firma
Praktyczna lista kroków przed obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur: uprawnienia, integracja z programem księgowym i procedury awaryjne.
Autor: Szymon Krawczyk, doradca podatkowy · aktualizacja 1.11.2026
Czym jest KSeF
Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Faktura wystawiona poza systemem (gdy KSeF jest obowiązkowy) nie jest prawidłowa.
Co przygotować
- Uprawnienia — ustal, kto w firmie i w biurze rachunkowym może wystawiać i odbierać faktury.
- Program — sprawdź, czy Twój system fakturowy ma integrację z KSeF.
- Obieg dokumentów — faktury kosztowe pobierasz z KSeF, nie z maila.
- Tryb awaryjny — zaplanuj, co robisz, gdy system jest niedostępny.
Aktualne terminy wdrożenia sprawdzaj zawsze w oficjalnym serwisie Ministerstwa Finansów.
Pytania i odpowiedzi
Czy KSeF obejmuje małe firmy i JDG?+
Tak, obowiązek obejmuje czynnych podatników VAT, a etapowo także pozostałe firmy. Aktualne terminy podaje serwis ksef.podatki.gov.pl.
Czy można dalej wysyłać faktury PDF mailem?+
Po wejściu obowiązku podstawą jest faktura w KSeF. Kontrahentowi można dodatkowo przekazać wizualizację, ale nie zastępuje ona faktury w systemie.
Źródła i oficjalne serwisy
Opis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej w Twojej sprawie. Szczegóły klientów zostały zanonimizowane.